「選択肢」を自分で作れる「データの入力規則」

例えば、リストを作成している時に、入力する内容が決まっている項目がある場合、「いちいち入力するのは面倒だから、選択肢があれば楽なのにな。。。」という時ありますよね?

 

実は、その「選択肢」は自分で作れるんです!!!

作り方は2パターンあるので、状況に応じて使い分けてみてください!

 

パターンA・・・選択肢が少ない場合画面上に選択肢の列・行を作りたくない場合

選択肢にしたいセルをクリック(範囲を選択してもOK

 

「データ」の、このアイコンをクリック

 

「データの入力規則」をクリック

 

④この画面が表示されるため、「設定」「入力値の種類」「リスト」を選択

 

「元の値」選択肢を入力 ※選択肢の間には「,(半角のカンマ)」を入力

「OK」をクリック

 

①で選択した部分に選択肢が!!!

 

パターンB・・・選択肢が多い場合

同じシートの使ってない部分別のシートに選択肢を入力

 

選択肢にしたいセルをクリック(範囲を選択してもOK

「データ」アイコンをクリック

「データの入力規則」をクリック

「設定」「入力値の種類」「リスト」を選択

パターンAの①~④と同じ

 

「元の値」①で入力したリストを選択

「OK」をクリック

 

②で選択した部分に選択肢が!!!

「ウィンドウ枠を固定」で項目が常に表示される見やすいページに!

表やリストを作成している時に、画面を右や下にスクロールすると、「何の項目の列・行なんだっけ?」ということがありますよね?

 

右にスクロール

 

下にスクロール

 

「項目などが表示されている先頭の列や行を常に表示させたい」という時に便利な機能が「ウィンドウ枠の固定」です!

操作は簡単♪ 以下の3ステップだけでOKです♪

固定させたい行の下固定させたい列の右のセルをクリック

「表示」「ウィンドウ枠の固定」をクリック

「ウィンドウ枠の固定」をクリック

すると、画面を右や下にスクロールしても項目は常に表示されたままになります!

 

 

固定させたい行の下固定させたい列の右のセルをクリック

「表示」「ウィンドウ枠の固定」をクリック

の後に、

「先頭行の固定」「先頭列の固定」をクリックすると、1行目だけ・1列目だけを常に表示させることが可能です。

 

固定を解除したい場合は、同じ操作をすればOK!

固定させたい行の下固定させたい列の右のセルをクリック

「表示」「ウィンドウ枠の固定」をクリック

「ウィンドウ枠固定の解除」をクリック

 

ここから応用編の紹介です!

例1)「上の3行だけ常に表示させたい」という場合

A列の4行目(A4セル)をクリックして、「表示」「ウィンドウ枠の固定」「ウィンドウ枠の固定」をクリック

 

例2)「左の4列だけ常に表示させたい」という場合

E列の1行目(E1セル)をクリックして、「表示」「ウィンドウ枠の固定」「ウィンドウ枠の固定」をクリック

超簡単!Excelで作成したデータを1ページに印刷!

例えばこんな表を作成したとして、

 

印刷しようとすると、

1ページにおさまらない!!!

 

そんな時、列の幅を調整したり、

 

ページを縮小させて調整してる方は必見です!

 

この画面の左下にある「拡大縮小なし」をクリックして、

 

「シートを1ページに印刷」をクリックすると。。。

 

一発で1ページにおさまる一番大きいサイズに!!!

ぜひ試して、仕事の時短に役立ててください!

印刷プレビューはクリック不要!「Ctrl」+「P」

ExcelやWordでページを印刷する際に表示するこの画面(印刷プレビュー画面

 

↑の画面を、マウスを使って、こんな感じで表示させている方が多いんじゃないでしょうか?

画面左上の「ファイル」をクリック

 

左側のメニューにある「印刷」をクリック

 

実はこの印刷プレビュー画面は簡単なキーボード操作で表示させることができるんです!

この画面で、「Ctrl(コントロール)」を押しながら「P」を押すと。。。

 

一発で画面が切り替わります!

 

「Ctrl(コントロール)」を押しながら「P(プレビューまたはプリント)」と覚えれば良いので覚え方も簡単♪

意外と迷う人が多い「行」と「列」の覚え方

Excelの操作をしていると、【横にABC・・・、縦に123・・・って並んでるけど、どっちが「行」で、どっちが「列」だっけ?】と迷う人が多いなんて噂をちらほら。。。

 

 

あくまでも参考として、筆者が迷ったときに思い出していた方法を紹介します。

 

頭の中で「1行」「2行」「3行」・・・・・「A行」「B行」「C行」・・・・・と思い浮かべ、

しっくり来るのは・・・・・「1行」「2行」「3行」!!!

 

だから、縦に並んでる123・・・が「行」で、横に並んでるABC・・・が「列」!!!

って思い出していました。

 

パソコン操作には慣れが肝心!焦らず少しずつ慣れていきましょう!

意外に使える!シートをコピーして使い捨て

Excelの操作をしていて、「Aのシートを見ながら、Bのシートを作成したい」という時ありますよね?

そんな時に便利なシートをコピーして使い捨てる方法をご紹介♪

 

例えば、こんなデータがあったとして、「6月分のシートを参考にしながら、7月分のシートを作成したい!」という時は。。。

 

「6月分」のシート名の上で右クリック → 「移動またはコピー」

 

「移動先ブック名」「(新しいブック)」を選択 → 「コピーを作成する」にチェック → 「OK」

 

まったく同じ内容の「6月分」シートがある「Book1」というデータが作成されます!

 

2つのデータを並べて「7月分」シートのデータを作成♪

 

「7月分」シートが完成したら。。。

「Book1」のデータの右上にある「×」をクリック → 「保存しない」をクリック

 

これでコピーしたデータは無くなるので、あとは気にせず元のデータを作成して保存するのみ!

 

以上、以外に使えるシートをコピーして使い捨てる方法でした♪

セル内で改行したい!そんな時は「Alt(オルト)」

Excelを操作している時に「セルの中で改行したいんだけど、どうやるの?」とお困りの方は少なくないと思います。

 

そんな時に活躍するのが、キーボードの下の方になぜか2つある「Alt(オルト)」です!


まずは、改行したいセルをクリックして、「F2」キーを押して編集可能に(※)!

※おさらい「キーボードの左上で輝く!意外に重宝する「F2」キー」参照

 

次に、「Alt」を押しながら「Enter(エンター)」を押すと。。。

改行完了!!!

ちなみに、「Alt」を押しながら「Enter(エンター)」を続けると、セルの中で好きなだけ改行することができます!

 

入れたい文字を入力して、もう一度、「Enter」を押せば。。。

見事、一つのセル内に2行の入力が完了!!!

「当社」と「弊社」、「御社」と「貴社」

ビジネスシーンで目や耳にすることの多い言葉。

当社(とうしゃ)」「弊社(へいしゃ)」「御社(おんしゃ)」「貴社(きしゃ)」

 

 

「どうやって使い分けるの?」という方も多いと思いますので、今日はそれぞれの適切な使い方をご紹介します。

 

 

まず、自分の会社を表すのが「当社」「弊社」です。

その上で、自分の会社の人と話すときに使用するのが「当社」、取引先など自分の会社以外の人と話すときに使用するのが「弊社」です。

何となくイメージ的に「弊社」の方がかしこまった言い方に感じると思うので、そのイメージ通りで覚えておくのが無難かと思います。

 

 

続いて、取引先など自分の会社以外を表すのが「御社」「貴社」です。

こちらの使い方の違いは読み言葉か書き言葉かによるもので、対面や電話など口頭で使用するのが「御社」、文書で使用するのが「貴社」です。

覚え方は人それぞれになってしまいますが、筆者は「貴社ますますご清祥のことと~」という言葉を思い浮かべ、「これって、文書でしか見ないよな。。。」 → 「だから、文書で使用するのが貴社だ」という風に思い出すことが多いです。

 

ぜひ、ご参考までに。

爆速!! 「最小値」はこんなに簡単に計算できる!

Excelの中では意外と使用することが少ない計算最小値

いくつかのパターンがある最小値の計算方法を紹介します!

 

MIN(ミニマム)関数を使用する・・・【おススメ度:〇】

 

ショートカットキーを使用する・・・【おススメ度:◎】

まずは、表の上で「control」「A」

 

続いて、「Alt」「M」「U」→「I」  「Alt」は押しっぱなしじゃなくてOK

爆速で「最小値」を計算!!!

爆速!! 「最大値」はこんなに簡単に計算できる!

Excelの中では意外と使用することが少ない計算最大値

いくつかのパターンがある最大値の計算方法を紹介します!

 

MAX(マックス)関数を使用する・・・【おススメ度:〇】

 

ショートカットキーを使用する・・・【おススメ度:◎】

まずは、表の上で「control」「A」

 

続いて、「Alt」「M」「U」→「M」  「Alt」は押しっぱなしじゃなくてOK

爆速で「最大値」を計算!!!